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PDF文件使用技巧大全

如果你经常使用计算机,就不可能不知道PDF格式。

它是公认的分享文档的最佳格式。但是,这种格式的文件,必须用专门的阅读器打开,而且不能编辑,所以对使用者来说,会遇到很多问题。

下面是一个外国作者总结的常见问题清单,基本上涵盖了普通用户的大多数问题,而且解决方法全部都是免费的。我觉得对我很有用,所以将它翻译了出来,也供大家参考。需要说明的是,里面的解决方法,完全都是针对英语文档的,我没有试验过它们是否支持中文文档。

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PDF文件使用指南

作者:Amit Agarwal

译者:阮一峰

原文网址:http://www.labnol.org/software/adobe-pdf-guide-tutorial/6296/

Adobe公司的PDF格式是分享文件的最佳格式,因为它体积适中,能够保存样式,在绝大多数平台下都能够打开和处理。

下面,我们将告诉你,如何应对你在使用PDF文件过程中,遇到的几乎所有问题,而且完全不需要你去购买Adobe Acrobat。内容包括编辑PDF文件、合并多个PDF文件、在PDF中加入签名、如何在线填写PDF表格、在PDF中加入超级链接等等。

Q: 我没有Adobe Acrobat,如何创建PDF文件?

A: 安装免费的DoPDF(该网站被屏蔽,中国大陆用户点击此处下载)软件,它会在Windows中增加一个虚拟打印机。你通过它,以打印方式生成PDF文件。

Q: 我不想安装任何软件,如何创建PDF文件?

A: 将你的文档通过浏览器,上传到Google Docs,然后选择以PDF格式export,非常简单。

Q: 客户用Email发送给我一个PPT文件,但是我在出差,无法使用电脑,而我的智能手机打不开PPT文件,怎么办?

A: 将这封Email转发给pdf@koolwire.com(包括附件),他们会自动将附件转成PDF格式,然后再寄回给你。大多数智能手机都能打开简单的PDF文件。事实上,pdf@koolwire.com这个邮件地址,还接受.doc、.docx、.pptx、.xls、.xlsx、JPEG、GIF、RTF、TXT等格式的文档。

Q: 我能否直接将一个网页存成PDF格式?

A: 访问PrimoPDF,直接键入你要保存的网址即可。他们会通过Email将PDF文件寄给你。

Q: 我怎样才能将PDF文档转成其他格式呢,比如Word文档、图片格式、网页格式等等?

A: 你可以将PDF文件上传到Zamzar,它可以将文件转成doc、html、png、txt、rtf。另一种方法是,Gmail可以将Email中的pdf附件转成html格式。

Q: 我如何才能将许多不同格式的文件,合并成一个PDF文件?

A: 你可以试试Loop PDF,他们提供免费服务,可以将多个文档、图片、甚至网页合并进一个PDF文件。

Q: 我如何合并多个PDF文件?能够改变页码顺序吗?

A: 你可以安装PDF Fill,这是一个多功能的免费PDF编辑软件,其中包括合并和调整页序的功能。

Q: 我想从PDF文件中提取一些文字,用在Word文档中。最好的方法是什么?

A: 访问PDFTextOnline网站,然后上传你的PDF文件。这个网站会提取PDF文件前10页的文字。

Q: 上一个问题的解决方法对我无效,因为我的PDF是通过扫描生成的。

A: 你做一个网页,然后将这个PDF文件放上去,等待Google Search抓取你的网页。它需要时间,但这是我们知道的唯一免费对PDF文件OCR的方法。

Q: 有些PDF文件不允许打印或用鼠标选择文字,怎么办?

A: 安装PDF Unlocker,这是一个免费的Windows平台软件,它可以除去PDF文件中常见的限制,但是前提是这个PDF文件没有设置密码。另一个方法是,访问ensode.net

Q: 我不知道密码,能否打开一个设置了密码的PDF文件?

A: 没有好的办法,你只能用暴力破解,通过尝试不同的字符组合,试出密码。这样可能需要很长时间,这取决你的CPU的速度。我们推荐ElcomSoft软件公司的Advanced PDF Password Recovery Professional edition

Q: 我想在网站中增加一个PDF下载按钮,让访问者以PDF格式下载我的文章。

A: Web2PDF提供这项服务,它能够被安装在任何网页上,可以将该网页即时转化成PDF文件,并且还能在你的网站中保存所有转化记录。

Q: 某人送我一个中文PDF文件,如何将它翻译成英语?

A: 将这个文件上传到Zoho Viewer,然后系统会提供给你一个直接访问的网址。你再将这个网址输入Google Translate,查看翻译。如果你的源PDF文档中同时包含多种语言,你可以将它上传到Slideshare,它会直接输出文本,然后你就手工选取相应的段落,到 Google Translate中进行翻译。

Q: 我如何在PDF文件中加入注释和笔记?

A: 安装PDF-X Viewer,这是一个允许添加注解的PDF阅读器。另一个选择是,PDF Escape网站也可以在线提供类似的功能。

Q: 我没有桌面软件,能否在线阅读PDF文件?

A: 你在浏览器中使用PDFMeNot网站就可以了。我们上面提到的Gmail、PDF Escape、SlideShare、Zoho Viewer和samurajdata,也可以做到这一点。

Q: 我没有Acrobat Reader,能否在线填写PDF表格?

A: 当然可以,访问PDF Filler,上传你的表格,接着就可以开始填写了。

Q: 我能否在PDF文件中加入水印或者我手写的签名?

A: 首先,将你要添加的标志或签名保存成图片,然后在PDF-X Viewer中打开这个文件,将图片copy-paste就行了。

Q: 我有一个200多页的PDf文件,有没有办法选出指定的页面,生成另外一个PDF文件?

A: 你可以使用PDF MergePDF SAM,通过先分割(split)后合并(merge)的方式,从一个PDF文件中提取指定页面。

Q: 我怎样为PDF文件添加密码保护?

A: 将你的文件上传到PDF Hammer,设置一个密码,然后再将它以PDF格式输出即可。

Q: PDF文件中有很多链接,但是我无法点击,因为它们都是纯文本格式。怎样才能让这些链接变成可以点击?

A: 访问PDF Escape,然后上传文件,接着你就可以将超级链接放在页面的任何位置。

Q: 你推荐哪一个PDF文件分享网站?

A: 我个人最喜欢的是Issuu,它的界面非常漂亮,而且PDF浏览器的性能很好。你也能用Issuu,将PDF文件直接嵌入你的网站。另外一个选择是Scribd,它更知名和流行,因此也更有助于你的文件的推广。

Q: PDF如何转化成word?

A: 相信很多人像我一样非常烦恼,日常碰到大量的pdf 格式的文件,内容非常好,想转成word 却很不方便。

在现在这种在线软件日趋流行的年代,有一个pdftoword 的网站,让这一切变得易如反掌,不需要任何注册,在线上传文档,会把翻译好的文档,直接发到你的邮箱,方便快捷,关键是转换后的质量非常高;

很多地方可以任意修改;

PDF常见问答
1.PDF是什么?
PDF是Portable Document Format的简称,是Adobe公司开发的文档格式。与Word等产生的文档格式不同,PDF是专用于不同组织,不同平台进行交流文档格式。也就是说,PDF需要保证在不同环境下,文档的内容、布局等是精确的一样的。PDF是一种文档发布格式。如果生成了PDF格式的文档,可以等价的理解为将一份文档打印了。尽管Acrobat提供了有限的修改功能,PDF不是编辑用文档、也不是排版用文档——它是编辑和排版的输出结果。

2.PDF能修改么?
对 PDF的修改可以分为3类。一是对文档一些元信息的更改,例如修改访问权限、修改Bookmark、添加/删除批注等;而是基于页面的修改,比如添加/页面、重新排列页面、合并多个PDF文件、为页面添加页眉页脚等;第三类修改是对PDF文字内容的修改。要想进行修改,使用Adobe Reader是不可以的。它只能用来看;而Acrobat则可以进行PDF文档的修改,包括以上三种的修改。其中第三种只被有限的支持。

3.如何修改已有PDF上的文字?
本质上,PDF并不是用来编辑的,所以如果你有原始文件,比如doc,psd,ai等文档时,应该直接修改原始文档,然后重新生成新的PDF。如果必须直接修改PDF,可以使用TouchUp Text工具来修改PDF上面的文字。这个工具在Acrobat的Tools->Advanced Editing->TouchUp Text里。选中这个工具后,用鼠标选中和或者点击要编辑的文字,这时,Acrobat会load文档中的字体和系统字体,确定你能不能用选中文字的字体进行修改。如果可以,就可以输入字符了。但是要使用这个工具是有条件的。首先,你的PDF必须开放了修改的权限;其次,要编辑文字的字体必须要么嵌入在了文档,要么你本机有同样的字体。并且,如果字体只是嵌入在了文档,本机没有,那么如果这个字体不开放使用权限,那么你也无法用这个字体编辑。当然,你可以选择其他字体,但是这样文档看起来就不一致(注:PDF使用的绝大部分字体都是Adobe公司向各个字体公司购买的,不开放使用权限,因此,一般来讲,你都不能直接利用嵌入在文档中的字体)。最后,编辑进限于单行编辑。也就是说,在PDF中进行文本编辑,不会根据页边距自动换行。必要的情况下,你必须自己手动插入换行符。做法是在使用TouchUp Text时,右键单击文档,在菜单中选择Insert->Line Breaking。如果这样的修改会带来更大的问题,最好还是去找原始文档。

类似的,如果你想添加文字,可以选中TouchUp Text工具,然后按住Ctrl再点击文档中想插入文字的位置。这时会弹出对话框让你选择字体和添加方式(横排?纵排?),选好后确定,就可以输入文字了。

4.如何在PDF上添加页眉页脚?
在Acrobat的Document->Header & Footer->Add可以添加页眉页脚,但是支持的格式比较有限。最好还是在Word那样的软件中做好页眉页脚。

5.如何添加水印?
在Acrobat的Document->Watermark->Add可以添加水印。不过更好的方法是为文档设置权限,并添加数字签名。

6.如何删除PDF上的某个元素?
有时,你可能希望删除PDF上的某些元素,比如Logo,水印等等,这时可以使用Acrobat的TouchUp Object工具,位置同TouchUp Text工具。使用TouchUp Object可以直接用鼠标点击的方式选中一个元素,然后点Delete。有时,难以选中某个元素。这时可以使用Content视图。此视图可以将文档中所有内容结构的树状结构显示出来。这时就可以直接找到这个元素,然后删除它。问题是有的时候,在Content中找到想删的元素并不容易。比如你想删的是个图形,这在Content中用Path表示。如果文档内容中有很多Path,就只能一个一个的试。删的不对就立刻Undo。如果你想批量删除,比如删除 1000页文档上的Logo,这几乎是不可能完成的。

7.如何将PDF转换为Word文档?
首先,从Word文档生成PDF文档是丢失信息的过程。所有的版面信息,段落之间的关系,引用,页面设定都被简单的PDF数据代替——只有文字的位置信息被保留了下来。所以,如果想留下信息,必须在生成时就做好Tag(关于Tag,请查阅Acrobat文档)。如果没有Tag,还想从PDF转换为Word文档,这就是一个猜的过程,而且很难猜准。所以生成的结果一般就是乱七八糟。不要指望能够完全正确的转换。常用的软件有Acrobat(它可以另存为doc);和PDF2Word。

8.如何将chm转换为PDF?
可以用打印的方式直接生成,或者使用chm2PDF软件。

9.PDF的Word插件如何禁用掉?
在Word选项中找到加载项,取消掉“Acrobat PDFMaker Office COM Addin”这个插件就可以了。必要时,你可以重新启用它。

10.如何将PDF中的图片放到Word里?
PDF 中的图片有两种。一是位图,一是矢量图。位图是一个整体,用选择工具放在图片上面就会变成十字形。点击后,整个位图被选中。这时可以进行复制和粘贴(如果权限允许的话),然后贴到Word里。对于矢量图,不是一个整体。实际上,整个PDF都可以理解为一个大的矢量图。这种图中的线条和文字都是可以单独选中的,并且可以任意缩放。将其插入Word的最好方法是截屏。将PDF缩放到一个满意的大小,然后用截屏工具复制下来贴到Word上。我推荐用QQ的那个截屏工具,方便好用,快捷键是Ctrl+Alt+A。

11.如何提取PDF的某些页面,然后合并成另外的PDF文件?
使用Acrobat Professional。其中的Document菜单和Page视图中的很多功能综合起来就可以达到目的。
 

(完)

 

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